Fra manuelle processer med Microsoft CRM On-Premise, til en fuldautomatiseret hvervningsproces med Dynamics 365 online

Psykiatrifonden stod over for noget af en udfordring: de havde behov for at skifte deres daværende webshop ud med en ny, standardiseret webshop, og samtidig skulle de til at flytte deres kursus- og eventmodul over på et standardsystem for events. For at øge kompleksiteten yderligere, oplevede Psykiatrifonden et stigende antal tidskrævende manuelle processer, når det kom til gennemførsel af opkrævninger af støttemedlemmer, samt integrationer med manuel filimport- og fileksport-løsninger.

Der var derfor behov for at lave en intelligent integration mellem en ny webshop og eventsystem til CRM-systemet, samt en automatisering af diverse manuelle processer, for at frigive mere tid blandt medarbejderne. Med en aldrende udgave af Microsoft Dynamics CRM OnPremise og en integrationsplatform, Scribe Insights, som var på vej ud af support fra udbyderen, var tiden derfor inde til at lave et CRM-skift – og skifte gear. Heldigvis var der en god løsning forude, og Hybrid Professionals stod klar til at løfte opgaven sammen med Psykiatrifonden.

 

Psykiatrifonden tog kontakt til Hybrid Professionals for rådgivning til, og oplæg på, hvad der kunne (og skulle) gøres. Hybrid Professionals startede processen med et kortere Discovery-forløb, hvor fokus var på at få afdækket de nødvendige processer og krav til en ny løsning, sammen med en estimeret projektplan og budget til gennemførsel af hovedprojektet. Projektet havde en skarp tidshorisont, og det lykkedes at koordinere og lancere den nye webshop og eventmodul indenfor kun 2½ måned, leveret til en fast pris.

 

Den korte proces blev succesfuldt realiseret og implementeret ved hjælp af Hybrid Professionals’ velafprøvede NGO-pakke for Dynamics 365 Online, hvor integrationsplatformen er bygget med Azure microservices, samt datadrevne og rettidige integrationer til bl.a. OnlineFundraising, HeroBase og Lead:Famly. Til Marketing Automation valgte Psykiatrifonden at fortsætte med ClickDimensions, hvilket er et særligt godt valg til Hybrid Professionals’ NGO-pakke, som kommer med særskilte tilpasninger, for at få mest muligt ud af ClickDimensions’ Campaign Automation.

Men hvordan blev hvervningen så fuldautomatiseret?

Det er meget simpelt: med Lead:Famly. Lead:Famly er en gamification platform, der engagerer og genererer nye leads til CRM-systemet. Med ClickDimensions’ Marketing Automation, starter et automatisk målrettet mailflow, der informerer om det aktuelle hvervningsemne sammen med et link til hvervning. Via en OnlineFundraising form, kan personen dernæst tegne sig som støttemedlem hos Psykiatrifonden, og integrationen sikrer, at data overføres rettidigt tilbage til CRM-systemet, som kan byde det nye støttemedlem velkommen.

Hvis personen ikke er hvervet efter fuldført mailflow, kan personen automatisk blive overført til en opringning i HeroBase. Overholdelse af GDPR og permissionstyring er selvfølgelig tænkt ind fra start i løsningen, og systemet sporer samtlige afgivne permissions på kanalniveau, som sikrer, at alle gældende regler overholdes.

Løsning

Data blev migreret fra OnPremise og transformeret til en ny og opdateret datamodel i Dynamics 365 Online ved hjælp af KingswaySoft. Systemet har datadrevne integrationer baseret på Azure Microservices, og er integreret med følgende systemer:

  • Webshop: Golden Planet
  • Events: Gecko
  • Lead:Famly
  • OnlineFundraising +
  • SMS inbound og outbound understøttelse
  • Onboarding App
  • HeroBase
  • ClickDimensions Marketing Automation
  • Systemet inkluderer også et modul til indberetning til SKAT for fradragsberettigede donationer, og et modul til generering og indlæsning af OCR-filer.

 Gevinster

Med et sæt nye fuldautomatiserede løsninger og integrationer, er Psykiatrifonden ikke længere afhængige af at nøglepersoner skal udføre en lang række manuelle processer, for at CRM-systemet fungerer i det daglige. Administrationsomkostningerne bliver derfor holdt nede ved reducerede driftsomkostninger og ikke mindst tid, der spares væk fra manuelt arbejde.

Løsningen er fremtidssikret ved at være på en Cloud-platform fra en førende leverandør som Microsoft, der regelbundet opdateres med nye features og forbedringer.

Og vigtigst af alt: Psykiatrifondens fundraisers har fået en løsning og et systemlandskab, der understøtter deres kreative kræfter og idéer til indsamling for den gode – og meget vigtige – sag. Hver dag, online og offline. Og det er vi stolte over at have været med til at støtte op om.

Om kunden

Psykiatrifonden logo

Psykiatrifonden er en privat, sygdomsbekæmpende organisation, der arbejder bredt  for at bekæmpe psykisk sygdom og sikre bedre vilkår for de mange, som er ramt.

Relateret indsigt

Anders Brattberg

FÅ EN UFORPLIGTENDE SNAK

Du er også altid velkommen till at kontakte mig direkte på
Email: abr@hybridpro.dk
Tlf: +45 42367232