Kundcase – Danmarks Naturfredningsforening

Ny CRM-lösning ger ett starkare fundament för medlematillväxt, relationer och fundraising

Det krävs ett starkt digitalt fundament för att engagera över 130000 medlemmar. Danmarks Naturfredningsforening (DN) vände en föråldrad datamodell och ett splittrat systemlandskap till en katalysator för fundraising-tillväxt och fler medlemmar. 

I Danmarks Naturfredningsforening arbetar man efter en tydlig princip: det räcker inte att städa upp – man måste hitta källan till föroreningen. När organisationen stod inför en omfattande transformation av sitt systemlandskap skulle just den principen visa sig vara den röda tråden för både projektet och valet av leverantör. 

I vårt arbete med natur och miljö betonar vi alltid att vi måste hitta källan till föroreningen. Det var faktiskt precis samma princip som blev utgångspunkten för vår CRM-resa.

Rikke Lie Flensburg

CRM-Manager, Danmarks Naturfredningsforening

Utmaning 

Datakaos, fel i medlemskommunikation och förlorade inbetalningar 

DN:s systemlandskap hade under åren vuxit till en komplex djungel av anpassningar. Integrationer, specialflöden och externa system hade inte bara skapat en teknisk huvudvärk – det hade också blivit ett direkt hinder för organisationens ambitioner. 

Medlemskommunikationen fungerade ibland inte eftersom segmenteringen var svår att träffa rätt med, medarbetare lade ner mycket tid på manuella uppgifter och supportkostnaderna var mycket höga eftersom även små förändringar på ett ställe kunde få oförutsedda konsekvenser på ett annat. 

Ibland upplevde vi att inbetalningar och medlemskap helt enkelt gick förlorade i integrationer och eftersom felsökning var så kostsam i supporten stod man ibland och funderade på om det ens lönade sig att åtgärda det. Det var inte på något sätt en hållbar lösning.

Rikke Lie Flensburg

CRM-Manager, Danmarks Naturfredningsforening

Projektet

Från fragmenterat systemlandskap till en samlad överblick 

En stickprovskontroll från Skatteverket 2023 blev startskottet för ett uppgör med den gamla lösningen. I stället för att reagera med ytterligare en tillfällig lösning valde DN ett annat tillvägagångssätt: att förstå problemet innan de löste det. 

Kärnprocesser, flaskhalsar och förbättringsmål kartlades därför och ett ledningsdokument togs fram så att ledningen hade en tydlig bild av vad det befintliga systemlandskapet faktiskt kostade – i arbetsflöden, datakvalitet, medlemsupplevelse och affärsmässig handlingskraft. 

Parallellt med detta togs även en värdepyramid fram. Den skapade intern samsyn kring vad en framgångsrik lösning faktiskt skulle leverera – och gav DN ett starkt utgångsläge för att utvärdera leverantörer utifrån verkligt värdeskapande snarare än funktioner och löften. 

Det var också denna process som pekade ut Hybrid Professionals som rätt partner. Inte enbart på grund av tekniken, utan för att de visade gedigen kunskap om medlemsorganisationers verklighet och de arbetsprocesser som lösningen skulle stödja – och de referenser som DN tog kontakt med bekräftade kvaliteten. 

Lösning

Medlemslösning på Microsoft Dynamics 365 

DN:s l¨sning är byggd på Microsoft Dynamics 365. För att eliminera datasilos och säkerställa en sammanhängande medlemsresa konsoliderade DN samtidigt sin marketing automation genom att flytta från HubSpot til Microsoft Customer Insights. Dessutom implementerades en frivilligportal som ger loaklföreningar inom DN tillgång til relevanta medlemsdata, överblick över medlemsutvecklingen och möjlighet att administrera lokalavdelningarnas styrelser.

Resultatet

Markant lyft i fundraising, effektivitet och medlemstillväxt 

DN har i dag ett samlat systemlandskap med en “single source of truth“. En 360-graders överblick över medlemmar och relationer ger ett betydligt starkare utgångsläge för drift, kommunikation och strategisk utveckling – och den förbättrade datamodellen har inte bara skapat ordning. Den har öppnat för nya möjligheter. 

 

Vinsterna har varit tydliga. I dag kan vi konkret se att vi har en mycket bättre effekt på våra insamlingskanaler, eftersom vi nu i mycket högre grad kan möta mottagarna där de befinner sig.

Rikke Lie Flensburg

CRM-Manager, Danmarks Naturfredningsforening

Dessutom är centrala uppgifter nu automatiserade – bland annat medlemsövervakning och skatterapportering, som tidigare krävde många dagars manuellt arbete. Resultatet är effektivare arbetsflöden, bättre data, starkare medlemsinsikter och mer precisa och avancerade fundraisinginsatser. 

Med den nya CRM-lösningen på plats är DN bättre rustat att genomföra sin affärsstrategi – att vara en modern, handlingskraftig och relevant medlemsorganisation. En organisation som skapar verkligt värde av medlemskapet, för barn närmare naturen och bygger upp ett attraktivt community för unga, volontärer och alla som vill stärka den gröna agendan. 

Den digitala resan slutar inte här 

Grunden är nu på plats, men det planeras redan en fas 2 och historiska data från det tidigare HubSpot upplägget kräver fortsatt upprensning. Skillnaden är att det arbetet nu sker från ett stabilt utgångsläge – med rena data, tydliga processer och ett system som stödjer organisationen. 

Vi har många ambitioner och en fas 2 som vi ska sätta igång med. Det ser vi fram emot. Det är tydligt märkbart att vår nya CRM lösning har gett reella vinster för verksamheten och den framgången är viktig för att vi ska säkra fortsatt stöd.

Rikke Lie Flensburg

CRM Manager, Danmarks Naturfredningsforening

3 råd från Rikke till NGO:arsom vill starta ett CRM-projekt t

Involvera ledningen aktivt – och gör konsekvenserna konkreta och tydliga

Det är avgörande att ledningen inte bara informeras, utan involveras aktivt. Konsekvenserna av att stanna kvar i den befintliga lösningen måste dokumenteras tydligt och kopplas till konkreta, affärskritiska ambitioner. Först när det framgår tydligt vad den nuvarande situationen faktiskt kostar i kvalitet, effektivitet, medlemsupplevelse eller regelefterlevnad säkrar man att projektet får den prioritering och det stöd det behöver. 

Prioritera datamigreringen från start

Datamigrering är inte en teknisk detalj som löses snabbt och om jag skulle ge mig själv ett råd, skulle jag önska att jag hade haft mer tid till den här delen. Som större organisation har man så mycket historisk data och om den bara överförs till den nya lösningen utan ordentlig upprensning riskerar man att den nya lösningen redan är förorenad från tart. 

Ett CRM-projekt handlar inte bara om teknik

En ny plattform skapar inte resultat i sig självt. För att CRM-lösningen ska ge verkligt värde krävs det också förändringar i arbetsflöden, ansvar och beteenden i organisationen. Adoption ¨r därför helt central. Medarbetare och användare måste förstå hur de ska arbeta i den nya lösningen ovh varför dataägande är centralt för att organisationen ska nå sina mål. Om man bara för över gamla vanor till det nya systemet kommer det aldrig att bli en framgång. 

Redo att ta nästa steg? 

Hos Hybrid Professionals rådgiver, designar och implementerar vi CRM-lösningar på Microsoft Dynamics 365 och Salesforce – två marknadsledande plattformar som båda är byggda för att växa med din organisation. De kan löpande utökas och anpassas utan att byta system och de stödjer allt från systemintegrationer till AI-driven insikt. 

Hör av er om ni vill veta mer om hur vi kan bygga en medlemslösning för er. 

Tag fat i os, hvis I ønsker at høre mere, om hvordan vi kan bygge en medlemsløsning til jer.

vores Indsigter

Få de seneste nyheder, kundecases og indsigter hos Hybrid Professionals.

Se kundecase

FÅ EN UFORPLIGTENDE SNAK

Du er også velkommen till at kontakte mig direkte på Email: sru@hybridpro.dk