Udfordring

EU’s 4. hvidvaskdirektiv blev vedtaget i efteråret 2018 og er efterfølgende udmøntet i en vejledning fra Finanstilsynet. Indholdet i direktivet medførte at en række virksomheder, som tidligere var fritaget, nu er omfattet af hvidvasklovgivningen (Anti-money laundering) og skulle gennemføre og dokumenter kundekendskabsprocedurer (KYC) senest 10. januar 2020.

De virksomheder, der er omfattet af hvidvaskloven, skal kunne dokumentere at de kender deres kunder og kundernes formål med forretningsforbindelsen. For at sikre, at de omfattede virksomheder kender deres kunder, skal virksomhederne gennemføre kundekendskabsprocedurer (KYC).

• Kontrol af identitetsoplysninger for fysiske personer og reelle ejere (f.eks. kopi af pas eller sundhedskort) og er kunden politisk eksponerede personer (PEP)
• Klarlæggelse af en juridisk persons ejer- og kontrolstruktur
• Klarlæggelse af oplysninger om forretningsforbindelsens formål med kundeforholdet.

Derudover skal alle indhentede oplysninger opbevares på en måde så GDPR overholdes.

Løsning

Hybrid Professionals og Kunden igangsatte et projekt med det formål at digitalisere og systemunderstøtte hvidvaskningsloven og derved undgå et større administrativt arbejdsbyrde for medarbejderne. Den eksisterende CRM-løsning blev udvidet med implementering af kontrolmekanismer, der sikrede at alle kunder blev risikogodkendt, inden de kan optage et lån eller lease og at alt dokumentation forefindes

Kundekendskabsproceduren er understøttet i CRM-løsningen som en KYC Sag, som er specifikt udviklet til projektet. Sagen sikrer, at lovmæssige oplysninger er indhentet med tilhørende dokumentation på ejerstrukturen, de reelle ejere og formålet med forholdet.

Derudover registreres også de medarbejder, som har været involveret i behandlingen af KYC-sagen, alt sammen for at kunne dokumentere at hvidvaskningsloven er overholdt, i tilfælde af en offentlig myndighed ønsker indblik i et kundeforhold.

Gevinster

Kundekendskabsprocedure (KYC) understøttelse i CRM-løsningen har resulteret i et væsentlig reduceret forbrug af tid på at sagsbehandle og gennemføre KYC, sammenlignet med den tid som medarbejderne afsætter til manuel behandling. Endvidere har løsningen også reduceret fejl og flaskehalse, da sagsbehandlingen kan overdrages til medarbejdere som har overskud til at hjælpe i de periode hvor der er ekstra travlt.