Digitalisering af hvidvaskloven med CRM

EU’s 4. hvidvaskdirektiv blev vedtaget i efteråret 2018 og er efterfølgende udmøntet i en vejledning fra Finanstilsynet. Indholdet i direktivet medførte at en række virksomheder, som tidligere var fritaget, nu er omfattet af hvidvasklovgivningen (Anti-money laundering) og skulle gennemføre og dokumenter kundekendskabsprocedurer (KYC) senest 10. januar 2020.

En virksomhed, som blev omfattet af loven, stod med en kæmpe udfordring. De havde ingen systemer der kunne assistere dem i indhentning og opbevaring af legitimationsoplysninger for at overholde hvidvaskningsloven.

Virksomheden er et finansielt institut der har til formål at yde lån og leasing. Virksomheden har en CRM-løsning som benyttes til at håndtere alle kunder og kontaktpersoner. Desuden bruges CRM også til at registrere og yde lån og leasing

Udfordringer

Loven skal forhindre at kriminelle ikke misbruger virksomheder og det finansielle system til hvidvask af penge og terrorfinansiering.

De virksomheder, der er omfattet af hvidvaskloven, skal kunne dokumentere at de kender deres kunder og kundernes formål med forretningsforbindelsen. Hvis virksomheden får mistanke om, at den bliver misbrugt til hvidvask af penge eller til at finansiere terrorisme, skal den undersøge forholdet nærmere og i yderste konsekvens underrette Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK)

For at sikre, at de omfattede virksomheder kender deres kunder, skal virksomhederne gennemføre kundekendskabsprocedurer (KYC).

Kundekendskabsprocedurerne omfatter krav om:

  • Kontrol af identitetsoplysninger for fysiske personer og reelle ejere (f.eks. kopi af pas eller sundhedskort) og er kunden politisk eksponerede personer (PEP)
  • Klarlæggelse af en juridisk persons ejer- og kontrolstruktur
  • Klarlæggelse af oplysninger om forretningsforbindelsens formål med kundeforholdet.

Derudover skal alle indhentede oplysninger opbevares på en måde så GDPR overholdes.

Når KYC er gennemført og kunden er risikovurderet, kan virksomheden påbegynde sin egentlige forretning med kunden.

At gennemføre KYC på samtlige kunder som man har et samarbejde eller forretning med er enormt tidskrævende og særligt hvis det gennemføres manuelt.

Løsning

Hybrid Professionals og et kendt dansk finansielt institut igangsatte et projekt med det formål at digitalisere og systemunderstøtte hvidvaskningsloven og derved undgå et større administrativt arbejdsbyrde for medarbejderne.

Den eksisterende CRM-løsning skulle udvides med implementering af kontrolmekanismer, der sikrer at alle aktive kunder gennemfører en kundekendskabsprocedure (KYC) og bliver risikogodkendt, inden de kan optage et lån eller lease.

Scenarie 1: Ny kunde optager lån eller leaser

Når potentielle nye kunder kontakter instituttet, skal de onboardes og legitimeres.

I det øjeblik de bliver oprettet, sørger CRM-løsningen for at oprette en KYC sag og blokere kunden i at optage lån eller leasing før de er legitimeret og godkendt.

Opret kunder flow & KYC
Opret kunder flow & KYC

Når kunden er legitimeret og godkendt, fjernes blokeringen på kunden og muliggøre kunden i at optage lån eller lease.

Scenarie 2: Eksisterende Kunder optager lån eller leaser

For eksisterende kunder, gennemføres der først kontrol når et nyt lån eller leasing registreres. Alle lån og leasing sager, er blokeret indtil der er forefindes en godkendt KYC-sag på kunden.

Kunde optager lån eller leaser

Når kunden er legitimeret og godkendt, fjernes blokeringen og kunden kan fortsætte med at optage lån eller leaser.

Kundekendskabsprocedure (start på KYC sagsflow)

Kontrolmekanismerne er implementeret i CRM løsningen, for at forhindre kunder i at optage lån eller leaser før der forefindes dokumentation på at der er gennemført kundekendskabsprocedure og kunden er risikogodkendt.

Kundekendskabsproceduren er understøttet i CRM-løsningen som en KYC Sag, som er specifikt udviklet til projektet.

Sagen sikrer, at lovmæssige oplysninger er indhentet med tilhørende dokumentation på ejerstrukturen, de reelle ejere og formålet med forholdet.

Derudover registreres også de medarbejder, som har været involveret i behandlingen af KYC-sagen, alt sammen for at kunne dokumentere at hvidvaskningsloven er overholdt, i tilfælde af en offentlig myndighed ønsker indblik i et kundeforhold.

Nedenstående flow viser hvordan en typisk KYC-sag behandles i CRM-løsningen.

KYC sagsflow

Bemærk at i flowet indgår platforme som NewBanking og LassoX

NewBanking er en dansk RegTech virksomhed, som ejer, udvikler og driver en identitetsplatform til håndtering af persondata. CRM-løsningen integrerer til NewBankings platform som står for at legitimere de kontaktpersoner der forespørges, i dette tilfælde af hvidvaskningsloven, skal alle reelle ejere legitimeres.

LassoX er en dansk virksomhed og har erhvervsoplysninger som de har indsamlet på tværs af en lang række datakilder. CRM-løsningen integrerer til LassoX og henter dokumentation på alle reelle ejere der er registeret hos virk.dk, hvorefter de bliver kontaktet via NewBankings system til at legitimere sig.

Alle oplysninger gemmes naturligvis på KYC-sagen i CRM-løsningen.

Når alle reelle ejere er legitimeret og godkendt, fjernes blokeringerne og KYC Sagen markeres som godkendt.

Kundekendskabsprocedure (KYC) understøttelse i CRM-løsningen har resulteret i et væsentlig reduceret forbrug af tid på at sagsbehandle og gennemføre KYC, sammenlignet med den tid som medarbejderne afsætter til manuel behandling. Endvidere har løsningen også reduceret fejl og flaskehalse, da sagsbehandlingen kan overdrages til medarbejdere som har overskud til at hjælpe.

Er du interesseret i at høre mere om?

Pedram Shahsavand
Partner
Mail: psh@hybridpro.dk
Tlf: +45 71902527